Cho dù bạn làm ở lĩnh vực nào, công việc của bạn là gì thì có lẽ Overtime (OT) không phải là một khái niệm quá xa lạ. Xét trên khía cạnh khái niệm chúng ta có thể hiểu OT là lượng thời gian mà các nhân viên làm việc vượt quá số giờ làm việc tiêu chuẩn hay thông thường. Thời gian làm việc tiêu chuẩn đâu đó xung quanh con số 40h/week ở hầu hết các quốc gia trên thế giới, còn thời gian làm việc thông thường sẽ được tính dựa trên hợp đồng, luật hoặc các văn hóa truyền thống ở địa phương. Ở nhiều nơi, khi nhân viên OT họ sẽ được trả thêm tiền đôi khi với tỉ lệ cao hơn giờ làm việc tiêu chuẩn. Về phía công ty, việc nhân viên làm thêm giờ có thể giúp giải quyết được các vấn đề cấp bách, áp lực tiến độ dự án, hoàn thành các sản phẩm sớm hơn …Thế nhưng liệu OT có thực sự mang lại nhiều lợi ích như vậy cho chúng ta hay không?
Nguồn gốc lịch sử
Trong thời đại công nghiệp, khi cơ khí hóa phát triển và hàng hóa được sản xuất hàng loạt trong các nhà máy. Các công ty muốn tối ưu hóa sản lượng của mình nên muốn nhà máy có thể chạy càng lâu càng tốt. Tiền lương trong thời kỳ này cũng rất thấp, dẫn tới việc người lao động phải cố gắng làm việc trong các ca làm việc kéo dài. Vào giữa thế kỷ 19, thời gian làm việc trung bình của các công nhân nhà máy trung bình là 10 ~ 16h mỗi ngày, 6 ngày trên tuần. Việc làm việc nặng nhọc kéo dài trong điều kiện làm việc khó khăn khiến tất cả mọi người lao động đều cảm thấy vô cùng mệt mỏi, và cuối cùng có một người đàn ông dũng cảm tên là Robert Owen đã đứng lên đấu tranh cho việc ngày làm việc 8h với khẩu hiệu “8h làm, 8h giải trí, 8h nghỉ ngơi”.
Tuy nhiên cuộc cách mạng về ngày làm việc 8h thực sự bắt đầu từ một nhân vật rất nổi tiếng là Henry Ford, người đã tiến hành kiểm nghiệm và chuẩn hóa quy trình sản xuất nhằm tăng hiệu quả làm việc thông qua các thử nghiệm thực tế trong nhiều năm với thời gian công nhân ở trong các nhà máy của mình. Vào năm 1914, ông đã quyết định giảm thời gian làm việc 1 ngày từ 9h xuống 8h và còn tăng lương trả cho nhân viên của mình, điều này sau này được trích dẫn như sau:
Tin tức đã làm choáng váng nghành công nghiệp, vào thời gian đó khi lương tăng lên 5$/1 ngày, đó là một con số gần gấp đôi lương trung bình trong ngành, nhưng đó đã trở thành một trong những quyết định đầy sáng suốt khi ngay lập tức làm tăng năng suất trong các nhà máy và đồng thời xây dựng cho công ty sự trung thành và niềm tự hào trong các công nhân của Ford.
Vào năm 1926, Ford một lần nữa quyết định giảm từ tuần làm việc 6 ngày xuống còn 5 ngày với lời giải thích rằng:
Quyết định giảm thời gian làm việc ngắn lại không phải là một quyết định đột ngột. Chúng tôi đã chuẩn bị cho điều này 3,4 năm nay, chúng tôi cảm thấy đây là con đường của mình, chúng tôi đã trải qua phần lớn thời gian trong thời kỳ này để thử nghiệm trên 5 ngày cơ bản. Giờ đây dựa trên kinh nghiệm giữa việc chuyển đổi từ 6 ngày sang 5 ngày và ngược lại, chúng tôi biết được rằng chúng tôi sẽ đạt được sản lượng trong 5 ngày tốt như trong 6 ngày và có thể chúng tôi sẽ còn thu được tốt hơn bởi vì áp lực sẽ mang lại những phương pháp tốt hơn.
Ford đã nhận ra rằng giảm thời gian làm việc thực tế lại làm tăng năng suất lao động. Ford không phải là người duy nhất trong thời kỳ này nhận ra điều trên. Năm 1913, với cuốn sách “Tâm lý học và hiệu quả công nghiệp” Hugo Münsterberg đã đề cập tới nghiên cứu của Ernst Abbe về cùng chủ đề như sau:
Ernst Abbé, bộ não của một trong những nhà máy lớn nhất nước Đức, đã viết trong nhiều năm trước rằng việc giảm thời gian từ 9 xuống 8 tiếng - việc cắt giảm hơn 10% - không làm giảm số lượng sản phẩm trong một ngày mà ngược lại còn tăng. Kết luận này của Abbé vẫn giữ nguyên giá trị đúng đắn của nó sau hàng triệu thử nghiệm trên khắp thế giới.
Như vậy theo yếu tố lịch sử, con số ngày làm việc 8h không phải xuất phát từ lý do khoa học cụ thể nào cả, mà nó đơn thuần xuất phát từ con số trung bình, tiêu chuẩn dành cho việc vận hành các nhà máy một cách tối ưu.
Vậy chúng ta nên làm việc mấy giờ
Năm 2005, Evan Robinson đã viết một bài báo về việc làm việc trong thời gian dài với nhan đề “Why Crunch Mode Doesn’t Work: 6 Lessons”, lược dịch là “Tại sao làm việc kéo dài không hiệu quả: 6 bài học”. Các nghiên cứu của ông chỉ ra cho chúng ta một số điểm sau.
- Làm việc 8h/ngày, 5 ngày/tuần sẽ tối ưu hóa kết quả trong dài hạn ở bất kỳ lĩnh vực nào đã được nghiên cứu trong những thế kỷ qua.
- Khi làm việc ở mức 60h/tuần, năng suất giảm do việc làm việc kéo dài sẽ vượt qua công việc hoàn thành trong thời gian làm thêm chỉ trong vòng 1,2 tháng.
Điều này có nghĩa là gì? Khi chúng ta làm việc nhiều hơn thì kết quả sẽ nhiều hơn, nhưng năng suất sẽ giảm dần theo thời gian khi chúng ta làm việc trong trạng thái OT. Nếu thời gian OT kéo dài, tới một thời điểm nào đó năng suất phụ trội do làm thêm giờ sẽ không bù lại được năng suất mất đi do mệt mỏi vì làm việc OT kéo dài. Hay nói cách khác, năng suất do OT sẽ giảm dần sau khi được tăng trong thời gian đầu. Đồ thị dưới đây cho chúng ta cái nhìn trực quan về vấn đề này.
Vậy liệu những điều trên còn đúng với ngày nay. Daniel Cook, một lập trình viên game đã cho chúng ta câu trả lời như sau: “Công việc đã thay đổi, nhưng con người thì không”.
Nhìn vào đồ thị chúng ta có thể thấy, một hình được lấy số liệu trong các nhà máy hơn 100 năm trước và một hình được đo từ năng suất của các lập trình viên những năm gần đây. Chúng ta nhận ra chúng có chung một dạng đồ thị đó là “Năng suất OT đều có xu hướng giảm theo thời gian”. Trong những nghiên cứu gần đây, người ta đã chỉ ra rằng với những ngành đòi hỏi tính sáng tạo cao thì con số để đạt năng suất tối ưu không phải là 40h/tuần mà nó còn giảm xuống 35h/tuần. Như vậy chúng ta có thể rút ra bài học là:
Hãy làm việc 40h/tuần và dành thời gian cho gia đình, thư giãn với những thú vui của mình để đạt được kết quả tốt nhất. Đừng bao giờ làm 60h/tuần trong hơn 1 tháng.
Liệu có ngoại lệ hay không
Có nhiều người khi nhìn vào các con số và nhận ra rằng nó đúng, tuy nhiên lại có thể suy nghĩ rằng mình là một ngoại lệ khi làm việc trong thời gian kéo dài và vẫn có hiệu quả với nó. Để trả lời câu hỏi này người ta đã tiến hành thực nghiệm trên 2 team A,B (với tiền đề 2 team gần như tương đương nhau trước đó) như sau:
- Team A OT, team B không OT
- Team A cảm thấy họ làm được nhiều hơn team B
- Thực tế team A làm việc nhiều hơn nhưng kết quả ít hơn, ngoài ra team B còn làm ra sản phẩm chất lượng tốt hơn.
Kết quả có thể được tóm tắt như hình sau:
Khi người ta OT, người ta có xu hướng huyễn hoặc hay có thể nói là có chút ảo tưởng về năng suất mình làm ra. Đường màu đỏ nét liền là đường mà những người OT nghĩ, tuy nhiên đường nét đứt mới là những gì thực sự diễn ra. Bài học rút ra ở đây là:
Cảm giác về việc tăng năng suất khi làm việc OT kéo dài là một cảm giác không đúng sự thật.
Hãy cố gắng giữ nhân viên của bạn nghỉ ngơi đầy đủ khi muốn có hiệu quả làm việc cao nhất.
Cái giá của việc OT kéo dài
Có một điểm ít người nhận ra đó là khi đã ở trong trạng thái OT kéo dài, ngoài việc giảm năng suất thì nhân viên đều cần thời gian phục hồi để trở về với năng suất ban đầu. Họ sẽ không thể ngay lập tức đạt được mức năng suất như trước đây của mình, mà quá trình này sẽ diễn ra từ từ.
Do đó nếu bạn đang OT, hãy lập kế hoạch cho việc nghỉ ngơi hoặc plan cho phần năng suất bị giảm đi sau thời gian OT này. Ngoài ra việc OT kéo dài có thể khiến mọi người dễ gây ra sai lầm hơn, chưa kể các vấn đề liên quan tới stress, sức khỏe. Bài học ở đây là:
Khi bận rộn, hãy cố gắng OT trong thời gian nhỏ hơn 3 tuần và chỉ nên dùng nó khi không thể tránh khỏi như sát deadline.
Hãy lập kế hoạch cho phần giảm năng suất sau kỳ OT, và cho phép nhân viên nghỉ ngơi để phục hồi như tuần làm việc 4 ngày.
Kết luận
Khi nhìn vào những nghiên cứu, chúng ta có thể dễ dàng cảm nhận được lý do đằng sau của kết quả. Nhưng sẽ rất khó khăn khi áp dụng nó vào thực tế. Tuy nhiên với một bức tranh tổng thể chúng ta có thể đưa ra một chiến lược chung cho OT như sau;
- Hãy cố gắng làm việc 40h/tuần. Thời gian còn lại hãy dành cho gia đình và những niềm vui cá nhân.
- Khi bắt buộc phải OT hãy sử dụng nó trong những thời điểm quan trọng, tốt nhất là 3 tuần trước deadline và không nên kéo quá dài.
- Qua thời gian OT hãy có plan cho nhân viên nghỉ ngơi để phục hồi lại năng suất lao động và chuẩn bị cho sự sụt giảm năng suất trong công việc.
Ngoài công việc, chúng ta còn có gia đình, bạn bè và quan trọng hơn nữa là sức khỏe. Phải luôn điều hòa để có thể đạt được kết quả tốt nhất cho tất cả.