The mythical men-day (Phần 2)

Mở đầu

Ở thế giới nào cũng có những quy luật riêng của nó, có những nguyên tắc chúng ta không nhất thiết phải hiểu tuy nhiên cũng có những điều cần phải hiểu và không thể bỏ qua. Cũng như thế giới tự nhiên xung quanh chúng ta có bao hiện tượng, chúng ta vẫn có thể sống tốt mà không cần phải hiểu tất cả chúng. Tuy nhiên khi chúng ta hiểu được cơ chế của các hiện tượng tự nhiên đó, chúng ta sẽ biết được điều nào có thể lợi dụng để tạo ra lợi ích cho mình, điều nào là tránh và cách tránh ra sao là hiệu quả.Rất nhiều những thành tựu nổi bật của con người đều bắt đầu bằng việc chúng ta hiểu được gốc rễ của sự việc, nắm rõ được cơ chế và hiện tượng của nó, lợi dụng chúng và phát triển cho mục đích của con người. Ví dụ chúng ta biết cách lắp một thanh kim loại làm cột chống sét khi biết rõ bản chất sét là một dòng điện lớn , biết cách biến dòng nước thành thủy điện khi đã hiểu cơ chế biến đổi năng lượng, hay như khi chúng ta hiểu rõ rằng bản chất của bất cứ file máy tính nào đều được cấu tạo từ binary, thì khi so sánh các file giống nhau hay không cách đơn giản nhất không phải là mở file ra và so sánh từng page với nhau mà chúng ta có thể tính checksum tổng số binary của các file đó để so sánh một cách nhanh chóng nhất….

OE cũng như thế, hàng ngày có thể bạn vẫn không ngừng cải tiến, bạn vẫn cố gắng để làm mọi việc tốt hơn, tuy nhiên để có thể cải tiến hoạt động OE hiệu quả ở doanh nghiệp và tổ chức mình đang làm việc. chúng ta cũng nên hiểu rõ tường tận OE là gì, và nó có những nguyên lý, bản chất nền tảng nào không, tại sao chúng ta lại cần phải hiểu và áp dụng nó, khi đó dù gặp bất cứ điều gì xảy ra, chúng ta cũng có thể dễ dàng giải thích, giải quyết, và thuyết phục những người khác cùng tham gia OE với mình.

Vậy OE là gì?

Theo định nghĩa của các nhà quản trị học thì OE là đại lượng dùng để nói về cấp độ hiệu quả của hoạt động sản xuất của tổ chức hiện tại trong việc tối đa hóa đầu ra và tổi thiểu hóa tài nguyên đầu vào, tăng tốc độ phát triển sản phẩm nhanh hơn, đồng thời giảm thiểu lỗi, tăng chất lượng sản phẩm. Nó bao gồm các hoạt động liên quan tới giảm thiểu chi phí, giảm lãng phí thời gian, năng lượng, tăng hiệu quả tài chính, kiểm soát chất lượng …

Nói một cách khái quát OE liên quan tới tất cả các mặt của hoạt động sản xuất với mục đích làm cho hoạt động sản xuất tốt hơn.Bạn đang là một developer, vậy bạn cần phải làm gì để công việc bạn tốt hơn? Bạn là một nhà quản lý, vậy bạn phải làm gì để công việc quản lý dễ dàng, hiệu quả hơn. Tìm hiểu về OE sẽ cho phép chúng ta trả lời một cách định tính về hướng tiếp cận và các bước cần làm để hướng tới điều đó.

Mô hình OE

Hoạt động OE thông thường được chia ra thành 4 bước nối tiếp và liên tục, chúng tạo thành một chu trình khép kín và hoạt động như sau.

Trước khi đi vào tìm hiểu rõ hơn về mô hình OE chúng ta có hai khái niệm trọng tâm cần phải làm rõ đó là chức năng và quy trình.

Chức năng có thể hiểu đó là những đơn vị cơ bản công việc của tổ chức, các chức năng có thể kết hợp trực tiếp với nhau để tạo ra sản phẩm, hoặc hỗ trợ các chức năng khác. Thường các chức năng được chia dựa theo yêu cầu đặc thù của từng tổ chức, nó thường được chia theo hướng chuyên môn hóa mà các hoạt động tương đồng của tổ chức có thể nhóm lại được với nhau. Ví dụ như một nhà máy sản xuất ô tô có thể chia thành bộ phận bán hàng, bộ phận nghiên cứu, bộ phận phát triển… trong bộ phận phát triển có thể chia nhỏ ra thành bộ phận chế tạo bánh, chế tạo phanh, chế tạo động cơ, chế tạo cửa, bộ phận lắp ráp … Đó là dựa trên chức năng bộ phận của o tô. Mục tiêu của chức năng là chia làm sao để nó có thể chuyên môn hóa cao nhất có thể. Bộ phận càng chuyên môn hóa cao, càng tối ưu thì hiệu quả công việc càng cao.

Quy trình chính là sự kết hợp của các chức năng, quy định thứ tự của chúng với mục tiêu làm cho công việc diễn ra trơn tru, các bước không bị chồng chéo tránh hiện tượng các bộ phận trong tình trạng rỗi rãi chờ việc. Đồng thời tối đa hóa hiệu suất của các chức năng.

Từ 2 khái niệm trên đây chúng ta có thể rút ra một số nguyên tắc sau dành cho chức năng và quy trình.

Principle 1: – Những chức năng cơ bản là những điều không thể thiếu, là nền tảng hoạt động sản xuất của tổ chức.

Bất kỳ hoạt động sản xuất nào của tổ chức doanh nghiệp đều gắn liền với chức năng hoặc nhóm chức năng. Đó là đơn vị sản xuất của doanh nghiệp, chất lượng sản phẩm của tổ chức và doanh nghiệp do các bộ phận chức năng này quyết định.

Principle 2: – Quy trình là những điều không bắt buộc, nhưng không có nó tất cả chỉ là một sự hỗn tạp.

Không có quy trình thì một người thợ giỏi nắm vững các nguyên lý, khi được cung cấp đầy đủ linh kiện của một chiếc ô tô vẫn có thể lắp thành công một chiếc ô tô. Một developer giỏi dù không cần nắm vững quy trình vẫn có thể tự mình code ra được một sản phẩm đầy đủ chức năng. Tuy nhiên ở những doanh nghiệp và dự án lớn khi khối lượng công việc tăng lên, số lượng người lớn đồng thời các công việc có liên quan chặt chẽ với nhau nếu không có quy định trước sau, không có người giám sát thì tất cả sẽ chỉ là một mớ hỗn độn. Các bước dễ bị chồng chéo, dẫn tới lãng phí thời gian, tài nguyên…

Principle 3: – Quy trình không giúp cho một chức năng chạy tốt hơn, tuy nhiên nó có tác dụng khi kết hợp nhiều chức năng với nhau.

Bản chất quy trình là hỗ trợ là sắp xếp thứ tự của các chức năng, nó không có tác dụng làm cho một chức năng chạy tốt hơn. Rất nhiều người nghĩ rằng quy trình sản xuất gắn với tính chất sản xuất nhưng bản chất không phải vậy. Scrum, water fall, kaban, hybrid… hay bất kỳ quy trình phần mềm nào cũng không thể làm một developer code module mã hóa tốt hơn, cũng như không thể làm giảm thiểu số dòng code cần thiết để hoàn thành nó.Tuy nhiên khi module mã hóa đó liên quan tới việc tài liệu mô tả mã hóa cần phải đầy đủ, chính xác, kết quả viết ra cần được test bao giờ, khi nào thì lúc đó quy trình lại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó đóng vai trò trung gian điều phối giữa các module chức năng công việc trong tổng thể chung, làm cho các bước phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo tiến độ và chất lượng của tổng thể cả dự án.

Trong lĩnh vực phần mềm chúng ta có thể lấy ví dụ về các chức năng trong quá trình phát triển phần mềm bao gồm: phân tích yêu cầu, thiết kế, phát triển, kiểm thử, bảo trì đó là những yếu tố chức năng tạo nên vòng đời phát triển phần mềm. Tuy nhiên dựa vào từng đặc thù công việc mà chúng ta có sự kết hợp khác nhau tạo ra các quy trình khác nhau.

Dù rằng bản chất công việc vẫn là cùng tạo ra một sản phẩm, tuy nhiên tùy từng đặc thù mà có các quy trình khác nhau. Mỗi quy trình có một đặc điểm riêng phát triển cho phù hợp với đặc thù của từng dự án cũng như từng thời kỳ khác nhau.

Mô hình cải tiến hoạt động OE là một vòng tròn khép kín thể hiện tính liên tục của hoạt động cải tiến và đổi mới. Tư tưởngcủa nó cũng vô cùng đơn giản với 4 bước lặp lại đó là:

1. Dẫn dắt và kiểm soát hiệu suất của chức năng: Bước đầu tiên của vòng tròn OE bao gồm việc kiểm soát các hoạt động sản xuất của các nhóm chức năng liên qua tới các hoạt động của nhân viên. Nó bao gồm tất cả các nhân tố dẫn dắt, khuyến khích, hỗ trợ con người làm việc hiệu quả hơn. Các nhân tố trong quá trình này bao gồm sự lãnh đạo, đào tạo, làm việc nhóm, mối quan hệ giữa các cá nhân…
2. Đo đạc và phát triển quy trình làm việc hiệu quả: Bước tiếp theo trong công việc tăng OE đó chính là dựa vào đặc thù công việc để áp dụng đúng quy trình cần thiết. Từ đó đo đạc, đánh giá, lượng hóa các yếu tố phù hợp với tổ chức của mình. Không ngừng cải tiến quy trình và năng suất chuyên môn của các chức năng.
3. Nâng cao năng suất và tự động hóa quy trình : Quá trình OE đòi hỏi các tổ chức sau mỗi quá trình ở bước 2 phải luôn tìm ra được một cơ hội để có thể hệ thống hóa tổ chức và tìm ra những cơ hội để tăng chất lượng, sản lượng, hiệu quả thông qua sự tự động hóa quy trình một cách tối ưu.
4. Cải thiện hiệu suất chức năng : Mục tiêu và kết quả cuối cùng của chu trình phát triển OE đó chính là tăng cường hiệu quả của các chức năng. Bởi vì như đã nói, quy trình chỉ là công cụ hỗ trợ, chức năng mới chính là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của sản phẩm. Bạn có thể có trong tay một quy trình sản xuất ô tô chuẩn. Nhưng để tạo ra một chiếc ô tô thành công thì quan trọng nhất đó phải là thiết kế, là chất lượng của từng bộ phận cụ thể, là công nghệ áp dụng trên ô tô … Chính vì thế bước cuối cùng là thành quả của quá trình OE chính là việc cải thiện hiệu suất của chức năng.

Làm thế nào để ứng dụng OE trong tổ chức

Nắm được tư tưởng và các bước làm của OE có lẽ là điều không phải khó, nhưng để áp dụng vào từng trường hợp cụ thể từng tổ chức thì đó là một điều không hề đơn giản. Chúng ta có thể tóm gọn OE với 4 bước, lấy kaizen và innovation làm nền tảng, hướng tới mục tiêu cải thiện hiệu suất của các bộ phận chức năng làm mục đích.

Có nhiều cách tiếp cận để có thể tìm hiểu cách áp dụng OE, cách thông thường nhất chính là đi theo từng bước trong chu trình OE, những điều cần làm để có thể áp dụng từng bước hiệu quả.

Bước đầu tiên trong quá trình OE đó là bạn cần nắm vững nghiệp vụ, các đặc điểm của các bộ phận chức năng để có thể kiểm soát nó một cách chắc chắn. Ở bước đầu tiên, thường các công ty chú trọng vào việc có các chuyên gia trong từng lĩnh vực, những người am hiểu sâu về nghiệp vụ, chuyên môn phụ trách các chức năng. Bên cạnh đó cần thêm các kỹ năng khác như khả năng lãnh đạo nhóm, lập kế hoạch, đào tạo …, những kiến thức này là những kiến thức nền tảng để một bộ phận hoạt động trơn tru, ổn định.

Bước tiếp theo khi đã bước vào quá trình hoạt động đó là đo đạc và phát triển quy trình phù hợp, ở bước này các tổ chức cần áp dụng một số kỹ thuật cụ thể để có thể đưa ra được những số liệu hợp lý. Việc đo lường để lấy số liệu không hề đơn giản, nó chính là chìa khóa quyết định việc cải thiện như thế nào cho phù hợp. Chính vì thế nếu lấy những con số vô nghĩa hoặc không có giá trị sẽ không thể cải thiện được tình hình công việc. Để có thể lấy được những con số đúng thì việc đầu tiên đó chính là đặt câu hỏi đúng, việc đặt câu hỏi này lại xuất phát từ mục tiêu và trọng tâm phát triển của doanh nghiệp, tổ chức. Một số tổ chức thường áp dụng phương pháp six sigma để xác định các vấn đề trọng tâm và cải tiến. Nó bao gồm tất cả các thành phần từ phân tích, kiểm thử, các kỹ thuật đổi mới …

Sau khi nắm vững được các điểm cần cải thiện, các điểm dư thừa thì tổ chức cần phải loại bỏ, tổ chức lại quy trình, đưa ra các tool, các phương pháp có thể tự động hóa cao. Ở điểm này cần áp dụng kaizen và innovation triệt để. Tuy nhiên cần phải nắm vững sự khác biệt giữa 2 khái niệm này để tổ chức cho phù hợp. Ví dụ như kaizen có thể áp dụng rộng rãi với tất cả mọi người, tuy nhiên innovation chỉ nên hướng tập trung vào một số đối tượng cụ thể nhất định.

Bước cuối cùng trong chu trình của OE đó chính là bước quan trọng nhất nhưng cũng là bước mà nhiều tổ chức yếu nhất. Đó chính là bước tích hợp các bước phía trước vào hoạt động sản xuất tổng thể của tổ chức. Tôi biết có những tổ chức, công ty có những chiến dịch tăng năng suất hoạt động rất hiệu quả ở từng bộ phận, nhưng cuối cùng lại thất bại trong khâu cuối cùng là khâu áp dụng cho hoạt động chung. Có rất nhiều ý kiến đề xuất có rất nhiều sản phẩm cải tiến, nhưng tất cả chỉ dừng lại ở bước cục bộ. Người Nhật khi bắt đầu hoạt động kaizen cũng từng gặp rất nhiều khó khăn trong việc thuyết phục tất cả mọi người đồng lòng thực hiện kaizen. Ở đây cần phải thể hiện tinh thần leadership, thể hiện những yếu tố quyết định có thể khơi gợi sự hăng hái của cả một tập thể.

Ở những tổ chức, công ty mà hoạt động phần lớn dựa vào năng lực tri thức như những công ty phần mềm, lĩnh vực thiết kế thì OE có thể được nhìn nhận dưới một góc độ khác. Đó là góc độ hiệu quả của con người. Vì bản thân công việc thành công hay thất bại phần lớn phụ thuộc vào con người chứ không phải nằm ở công cụ là chiếc máy tính. Nếu như thế thì đâu là cốt lõi để phát triển OE, đâu là giá trị đích thực mà các nhà quản trị phải hướng tới trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất. Câu trả lời chính nằm ở 4k.

4K bao gồm kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm, khả năng. Đó chính là các yếu tố quyết định tới sự hiệu quả năng suất chuyên môn làm việc của nhân viên. Tất nhiên bên cạnh đó có thể còn có các yếu tố như tâm lý, thái độ … tuy nhiên cốt lõi vẫn nằm ở 4K. Ở lĩnh vực này tôi cảm thấy rằng ở Việt Nam các nhà quản trị chưa thực sự chú trọng về yếu tố con người. Họ không có kế hoạch để phát triển con người một cách phù hợp toàn diện và cũng chưa có nhiều các chương trình để thúc đẩy động lực của nhân viên. Những yếu tố mà các công ty lớn khi làm về công nghệ hoặc những lĩnh vực cần phát huy tính sáng tạo cao luôn luôn nhấn mạnh vào.

Đứng dưới góc độ của tri thức, OE có các cấp bậc khác nhau để thể hiện mức độ hiệu quả của một tổ chức bao gồm:

1. Mức độ thô sơ, thiếu hiểu biết : Bước này có nghĩa là cá nhân không có khả năng thực hiện task một cách đáng tin cậy, mức độ này đồng nghĩa với việc sẽ khiến tổ chức lãng phí thời gian, vật chất, tài nguyên đồng thời chất lượng sẽ không được đảm bảo hoặc sản phẩm sẽ được thay thế …
2. Mức độ kiến thức cá nhân : Mức độ này có nghĩa cá nhân có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao một cách đáng tin cậy, các kiến thức cá nhân lúc này có thể dùng để mở rộng lên mức cao hơn trở thành kiến thức hệ thống.
3. Mức độ kiến thức hệ thống : Kiến thức hệ thống là những kiến thức đã được hệ thống hóa lại dưới dạng tài liệu viết ra hoặc giao tiếp với người khác. Nó thường thu được bởi những người có kiến thức tốt, có khả năng hơn người khác. Các kiến thức này có thể giúp đỡ những người khác trong hoạt động sản xuất, đồng thời giúp tổ chức tiết kiệm được thời gian đào tạo. Có thể hiểu nó chính là những dạng guideline, những tài liệu mẫu, những kinh nghiệm được viết lại.
4. Mức độ kiến thức chuẩn : Mức độ kiến thức chuẩn chính là những kiến thức hệ thống nhưng ở mức cao hơn, đó là những kiến thức cho những quy trình chuẩn hóa.Nó cung cấp một mức độ cao hơn trong việc kết hợp các chức năng, tạo nên các sản phẩm chắc chắn và bền vững cũng như có độ tin cậy cao.
5. Mức độ kiến thức nhúng: Những kiến thức nền tảng là những kiến thức chuẩn đã được chuyển hóa thành công cụ, máy móc hoặc chương trình máy tính mà nó có thể giúp tổ chức tự động thực hiện các công việc nghiệp vụ một cách tự động, tốn ít thời gian công sức. Các công cụ, chương trình càng phức tạp, làm được càng nhiều nhiệm vụ thì mức độ hiệu quả đạt được càng cao.

Mô hình kiến thức và OE có thể nhìn như hình trên. Vậy hướng tiếp cận của các công ty có hoạt động tri thức cao đó là phải cố gắng bước lên càng cao càng tốt trong thang cấp độ kiến thức, đồng thời có các hoạt động kế thừa sao cho thế hệ kế cận dễ dàng tiếp xúc được kiến thức ở các mức độ cao hơn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đó chính là chìa khóa để có thể tiếp cận công nghệ mới, những kiến thức chuyên sâu, đồng thời tạo sự hứng khởi và sáng tạo ở nhân viên. Ngoài ra các nhà quản trị cũng cần phải nắm được những khía cạnh thuộc tâm lý để có thể tác động tích cực lên các thành viên trong nhóm của mình, thể hiện rõ tinh thần leadership để tạo nên một tập thể gắn kết. Điều này rất quan trọng trong việc thúc đẩy sáng tạo và tạo ra môi trường làm việc chủ động tích cực.